Finanse Piły pod lupą RIO. Co wykazała kontrola?

Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu dokonała kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Piły obejmującej rok budżetowy 2015. Wyniki kontroli wykazały sporo nieprawidłowości i uchybień spowodowanych nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa.

Kontrolerzy RIO ustalili, że w skład zespołu spisowego, przeprowadzającego inwentaryzację gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych i weksli metodą spisu z natury, powołana została osoba materialnie odpowiedzialna za zapowietrzone mienie, gdy tymczasem "członkiem zespołu spisowego nie może być osoba, której powierzono odpowiedzialność za spisywane składniki majątku, główny księgowy oraz członek komisji inwentaryzacyjnej lub likwidacyjnej".

Wystąpiły przypadki, że złożone deklaracje podatkowe (podatek od nieruchomości, podatek leśny) podpisane były przez osoby nieupoważnione do reprezentowania danego podmiotu. Ponadto wystąpiły różnice dotyczące powierzchni budynków bądź gruntów i budynków wynikające z decyzji o oddaniu w trwały zarząd, a danymi wynikających ze złożonych przez jednostki oświatowe deklaracji na podatek od nieruchomości na rok 2015.

Kontrolerzy wykazali, że Prezydent Miasta przyznał niezgodnie z przepisami o pracownikach samorządowych dodatek specjalny od roku 2010 na czas nieokreślony dla I Zastępcy, II Zastępcy, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy, gdyż dodatek specjalny może być przyznawany na czas określony. "Ciągły charakter tego świadczenia przesądza, że dodatki są przyznawane z naruszeniem przepisów ustawy. Dodatki specjalne stały się niejako stałym składnikiem wynagrodzenia. Jeżeli pracodawca zamierza na stałe powierzyć pracownikowi dodatkowe obowiązki, wykraczające poza dotychczas wykonywany zakres pracy, powinien to zrobić w formie wypowiedzenia zmieniającego lub zawarcia z pracownikiem porozumienia zmieniającego dotychczasowe warunki pracy".

Stwierdzono nieterminowe rozliczenie wyjazdu służbowego (po 22 dniach, zamiast do 14 dnia od dnia jego zakończenia).

Kontrola realizowania zadań własnych gminy w zakresie zapewnienia opieki bezdomnym zwierzętom oraz ich wyłapywania wykazała, że wyłapywanie i opiekę nad bezdomnymi zwierzętami z terenu Gminy Piła zlecano firmie, która nie posiadała zezwolenia na prowadzenie działalności na terenie Gminy w zakresie ochrony przed bezdomnymi zwierzętami.

RIO wskazała na nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Promocja Miasta w roku 2015 w ramach prowadzonej działalności sportowej w dyscyplinie piłka siatkowa kobiet" i „Promocja miasta w roku 2016 w ramach prowadzonej działalności sportowej w dyscyplinie piłka siatkowa kobiet". Zdaniem kontrolujących takie opisanie przedmiotu zamówienia ograniczyło możliwość świadczenia usługi przez kluby działające w innych dyscyplinach, niż piłka siatkowa. Powyższe powodowało ograniczenie w zakresie rodzaju drużyny (kobieca), zawężenie kręgu potencjalnych wykonawców usługi (czyli promocji Miasta Piła) do klubów działających w ściśle określonej dyscyplinie sportu (siatkówka) i prowadzących drużynę w ściśle określonej lidze rozgrywek I liga (transmisje w TV ogólnopolskiej). Krótko mówiąc: przedmiot zamówienia został opisany w sposób uniemożliwiający uczciwą konkurencję oraz równe traktowanie potencjalnych wykonawców usługi.

Ponadto Zamawiający wyszczególnił działania w zakresie promocji - do realizacji przez Wykonawcę - bez podania orientacyjnej wyceny poszczególnych działań. Zatem wycena za poszczególne działania promocyjne (m.in. ekspozycja znaku promocyjnego miasta Piły podczas meczów, transmisji telewizyjnych, konferencji prasowych) pozostawała w gestii Wykonawcy, który mógł (i skorzystał z tego) dokonać swobodnej ich wyceny (w ramach kwoty ogółem).W efekcie w kilku przypadkach nierzetelnie ustalono wartość zamówienia, nie przedłożono też do kontroli dokumentacji potwierdzającej wyliczenie wartości zamówienia.

Kontrolerzy RIO zauważyli, że Miasto Piła jest właścicielem eksponowanego znaku promocyjnego oraz obiektu sportowego (hali sportowo - widowiskowej przy ul. Żeromskiego 90 w Pile, zarządzanego przez jednostkę organizacyjną (Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji), w którym odbywają się mecze i konferencje prasowe, zatem opłacanie Wykonawcy (od wielu lat temu samemu) z ww. tytułów naruszało przepisy art. 44 ust. 3 pkt. 1 ustawy o finansach publicznych, które stanowią, że „Wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów (...) ".

Ponadto faktury wystawione przez Wykonawcę zostały rozliczone przed zakończeniem realizacji zadań.

Kontrola dotacji dla samorządowych instytucji kultury wykazała, że Gmina Piła będąca organizatorem samorządowych instytucji kultury nie opracowała dotąd zasad oraz trybu przekazywania i sposobu rozliczania przez instytucje kultury otrzymanych dotacji podmiotowych.

W przedstawionych Prezydentowi Piły wnioskach pokontrolnych, Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu wnosi o ich wykorzystanie w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz usprawnienia gospodarki finansowej:

1. W zakresie inwentaryzacji przestrzegać postanowień zawartych w obowiązującej Instrukcji Inwentaryzacyjnej, a w szczególności na członków zespołów spisowych wyznaczać osoby którym nie powierzono odpowiedzialności za spisywane składniki majątku.

2. Zobowiązać właściwych merytorycznie pracowników do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.) oraz przepisów regulujących zasady postępowania w sprawach podatkowych, a w szczególności do rzetelnego dokonywania czynności sprawdzających w zakresie przedkładanych deklaracji podatkowych. W deklaracjach podatkowych weryfikować w ramach czynności sprawdzających określonych w art. 272 ustawy posiadanie przez osoby podpisujące deklaracje upoważnienia do reprezentowania podatników, a w przypadku stwierdzenia braków formalnych w deklaracji, bądź wypełnienia ich niezgodnie z ustalonymi wymaganiami. Podejmować działania określone w art. 274 § 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy, w szczególności wzywać podatników do uzupełnienia deklaracji o wymagane podpisy lub złożenie pełnomocnictw.

3. Dodatek specjalny przyznawać zgodnie z przepisami art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 902 ze zm.), tj. na czas okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań.

4. Egzekwować od pracowników obowiązek dokonywania rozliczeń kosztów podróży służbowych w terminie 14 dni od zakończenia podróży służbowych zgodnie z przepisami rozporządzeni Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

5. Zapewnić przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt (Dz. U. z 2013 r., poz. 856 ze zm.), a w szczególności: wyłapywanie i opiekę nad bezdomnymi zwierzętami z terenu Gminy zlecać firmie, która posiada zezwolenia na prowadzenie działalności na ternie Gminy Miasta w zakresie ochrony przed bezdomnymi zwierzętami, zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 2016 r., poz. 573).

6. Zobowiązać właściwych merytorycznie pracowników do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 201 Sr., poz. 2164 ze zm.) a w szczególności:
- Przygotowywać i przeprowadzać postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Przedmiot zamówienia opisywać w laki sposób, aby nie utrudniać uczciwej konkurencji:
- Wartość zamówienia ustalać z należytą starannością;
- Zwiększyć nadzór i kontrolę przy rozliczaniu faktur przedkładanych przez wykonawców. Egzekwować postanowienia zawartych umów w sprawie zamówienia publicznego. Zapłaty za faktury dokonywać po ich weryfikacji z postanowieniami zawartymi w umowie.

7. Przy dokonywaniu wydatków przestrzegać zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.), a mianowicie wydatków dokonywać zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków oraz w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

8. Zwiększyć nadzór i kontrolę przy rozliczaniu dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów a w szczególności zobowiązać właściwych merytorycznie pracowników do zaprzestania rozliczania ze środków przekazanych w ramach dotacji celowej kosztów realizacji zadania poniesionych po terminie jego realizacji.
9. Opracować i przedłożyć Radzie Miasta zmianę uchwały XXIX/360/08 z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie określenia zasad prowadzenia gospodarki nieruchomościami w Gminie.

O sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu musi zostać powiadomiona w terminie 30 dni od daty otrzymania przez kontrolowanego wystąpienia pokontrolnego.