Organizacja imprez stała się ostatnio zadaniem, którego realizację firmy i osoby prywatne zlecają profesjonalistom. Pomaga im to zaoszczędzić czas i zyskać niezwykłą oprawę wydarzenia. Event coraz częściej pełni funkcję marketingową i sprzyja zwiększeniu rozpoznawalności marki. Dobrze przeprowadzony na długo zapada w pamięć jego uczestnikom. Relacja z niego trafia również do mediów tradycyjnych i elektronicznych, przez co impreza odbija się szerokim echem w branży. Chcesz odnieść sukces jako event manager? Poznaj skuteczne strategie planowania i zarządzania wydarzeniami.

Krok 1. Briefing

W pracy event managera kluczową rolę odgrywa dobrze przeprowadzony briefing. Pozwala on poznać potrzeby, cele klienta i budżet, jaki chce przeznaczyć na imprezę. Warto zadbać o to, aby ten dokument nie budził żadnych wątpliwości, a oczekiwania zleceniodawcy były jasno określone. Pomoże to uniknąć nieporozumień i stworzyć właściwy scenariusz wydarzenia.

Krok 2. Scenariusz eventu

Klient, który zgłasza się do event managera, pragnie przeznaczyć środki na niezapomniane wydarzenie, które wyróżni się na tle pozostałych. Warto zastanowić się, jak uświetnić jego imprezę, opracowując jej scenariusz. Stworzenie kreatywnej koncepcji powinno przebiegać równocześnie z jej wyceną. Trzeba bowiem określić, czy nasze pomysły mieszczą się w zakresie finansowych możliwości zleceniodawcy. W razie konieczności należy je odpowiednio zmodyfikować, aby obniżyć koszty. Budżet wymaga uwzględnienia środków na nieprzewidziane wydatki.

Krok 3. Zawarcie umowy z klientem

Gdy scenariusz wydarzenia zostanie zaakceptowany przez klienta, strony zawierają umowę. Regulują w niej wszystkie najważniejsze kwestie, w tym wynagrodzenie, płatność za faktury oraz ewentualne kary za niedotrzymanie terminów.

Krok 4. Wynajęcie lokalu na event

Po podpisaniu umowy event manager przystępuje do realizacji zlecenia. Kontaktuje się z właścicielem lokalu, w którym pragnie zorganizować wydarzenie. Omawia z nim kwestie finansowe i wynajmuje miejsce na imprezę.

Krok 5. Zatrudnienie konferansjera i gości specjalnych

Następnie organizator imprez zatrudnia konferansjera i gości specjalnych. Podpisując z nimi umowę, warto zadbać o doprecyzowanie wszystkich istotnych kwestii. W tym miejscu należy wymienić wysokość wynagrodzenia, zakwaterowanie, udział w ewentualnych próbach i pokrycie kosztów dojazdu.

Krok 6. Współpraca z podwykonawcami

Event manager znajduje też podwykonawców, którym zleca różne zadania związane z organizacją wydarzenia. Zazwyczaj musi zawrzeć umowę z dostawcą kwiatów, cateringu, nagłośnienia itp. Po jej podpisaniu nadzoruje pracę firm zewnętrznych, dbając o to, aby ich usługi spełniły oczekiwania klienta oraz zaproszonych gości. 

Krok 7. Promocja eventu

Każdy event wymaga odpowiedniej promocji w mediach tradycyjnych i elektronicznych. Warto już na etapie planowania przemyśleć strategię marketingową organizowanego wydarzenia. 

Krok 8. Rozliczenie eventu

Po imprezie następuje rozliczenie eventu. Klientowi zostają przedstawione wszystkie faktury i rachunki. Poza tym otrzymuje on krótki raport, który odnosi się do realizacji wyznaczonych celów. 

Kurs dla event managerów

Jeśli pragniesz pracować jako organizator imprez, rozważ kurs. Event manager powinien stale podnosić swoje kompetencje, ponieważ zmieniają się trendy oraz uwarunkowania prawne związane z wydarzeniami. Szkolenie z praktykiem, który dysponuje dużym doświadczeniem w branży, pomoże Ci zyskać cenną wiedzę. Jeśli chcesz doskonalić swoje umiejętności lub rozpocząć pracę jako organizator imprez, zapisz się na kurs “Event Manager - planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym”.

Profesjonalny kurs znajdziesz na stronie: https://emtg.pl/event-manager-planowanie-organizacja-i-zarzadzanie-projektem-eventowym/