Ewidencja czasu pracy. Czy lista obecności jest obowiązkowa

Obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy. Natomiast pracodawca ma całkowitą dowolność wyboru sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy, a co za tym idzie prowadzenia listy obecności – wynika z wyjaśnień Państwowej Inspekcja Pracy. 

W wyjaśnieniach PIP wskazała, że obowiązkowe dokumentowanie ewidencji czasu pracy pracownika nie jest tożsame z prowadzeniem listy obecności. 

„Lista obecności to dokument, który nie doczekał się regulacji w powszechnie obowiązujących przepisach, gdyż umocowaniem do jej stosowania są jedynie przepisy Kodeksu pracy dotyczące regulaminu pracy, które zobowiązują, aby w regulaminie pracodawca ewentualnie określił sposób potwierdzenia  obecności w pracy. Pracodawca ma całkowitą dowolność wyboru sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy, a co za tym idzie prowadzenia listy obecności” – wskazano w wyjaśnieniach. 

Jak zaznaczyła PIP, lista obecności może być prowadzona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. 

„Należy podkreślić, iż od 25 maja 2018 roku, czyli wejścia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO), w liście obecności nie można wpisywać rodzajów absencji pracowników, gdyż naruszyłoby to zasady ochrony danych osobowych” – wskazano.

Niezależnie od decyzji pracodawcy w sprawie listy obecności, obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika. 

„W myśl art.  149 § 1 Kodeks pracy, pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą” – wskazała PIP. 

Zgodnie z §  6 pkt 1a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy oraz czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

mr/