Metody inwentaryzacji w magazynie

Inwentaryzacja jest bez wątpienia jednym z kluczowych procesów ściśle związanych z przepływem towarów i kontrolą stanów magazynowych. Zapewnia on maksymalnie dokładną informację o stanie zapasów w magazynie, co pozwala na ograniczanie strat, ułatwia zarządzanie łańcuchem dostaw i wreszcie - podejmowanie świadomych, przemyślanych decyzji biznesowych.

Na początku ustalmy najważniejsze - przeprowadzenie inwentaryzacji magazynu, zgodnie z ustawą o rachunkowości, jest obowiązkowe raz na dwa lata. Z reguły jednak tzw. spis z natury ma miejsce na koniec roku obrotowego i jest realizowany w magazynach przedsiębiorstw przynajmniej raz w roku.

Zasadniczo inwentaryzację można podzielić na kilka podstawowych rodzajów, uwzględniających przede wszystkim jej zakres, częstotliwość i metody.

Inwentaryzacja ciągła i okresowa

Inwentaryzację można zatem podzielić na ciągłą - czyli polegającą na bieżącym liczeniu i weryfikacji stanu zapasu w miarę ubywania i przychodu towarów w magazynie - oraz okresową, przeprowadzaną w regularnych odstępach czasu, np. co miesiąc, co kwartał lub na zakończenie roku. Inwentaryzacja ciągła jest „bezpieczniejsza”, bo minimalizuje straty i pozwala szybciej wykrywać różnice między stanem ewidencyjnym a rzeczywistym, ale jest jednocześnie bardziej pracochłonna i wymaga większego zainteresowania.

Analogicznie - inwentaryzacja okresowa jest łatwiejsza do zaplanowania i wdrożenia, ale niesie wyższe ryzyko strat w trakcie okresu między poszczególnymi spisami z natury. Co za tym idzie - jest mniej dokładna niż inwentaryzacja ciągła. Możliwe są również inwentaryzacje doraźne - a więc takie, które są dokonywane nieregularnie w odpowiedzi na konkretne potrzeby firmy.

Inwentaryzacja pełna i częściowa

Inwentaryzację można również podzielić na pełną oraz częściową. Ta pierwsza obejmuje wszystkie pozycje magazynowe i jest zdecydowanie bardziej dokładna. Daje to lepszą, pełniejszą kontrolę nad stanem zapasów. Z kolei inwentaryzacja częściowa obejmuje wybrane pozycje magazynowe, na przykład najbardziej wartościowe lub najszybciej rotujące. Pozwala to na oszczędność czasu i kosztów, ale znów - może przekładać się na niższą dokładność procesu inwentaryzacji. Ponadto skupienie na wybranych grupach towarów ogranicza możliwości wykrywania strat w innych częściach magazynu.

Metody inwentaryzacji

Inwentaryzacja może być wykonywana na różne sposoby, a ostateczny wybór metody inwentaryzacji może być uzależniony od kilku różnych czynników - wielkości magazynu, wartości zapasów, ich rotacji czy również budżetu przedsiębiorstwa.

Metody inwentaryzacji z podziałem na stopień automatyzacji

Inwentaryzacja ręczna

Polega na ręcznym liczeniu i notowaniu stanu zapasów przez pracowników magazynowych. Jest prostsza do wdrożenia i mniej kosztowna niż zautomatyzowana inwentaryzacja, wykorzystująca nowoczesne technologie. Ma jednak oczywiście wady: jest bardziej czasochłonna i istnieje większe ryzyko popełnienia błędu wynikającego z czynnika ludzkiego.

Inwentaryzacja półautomatyczna

To rodzaj inwentaryzacji, który łączy kompletację ręczną z wykorzystaniem nowoczesnych technologii i specjalistycznych urządzeń.

Inwentaryzacja RFID

Polega na odczytywaniu danych z tagów RFID umieszczonych na produktach. Jest to szybka, dokładna i efektywna metoda, dająca możliwość śledzenia produktów w czasie rzeczywistym. Jej wdrożenie i utrzymanie jest jednak bardziej kosztowne i wymaga użycia specjalistycznego sprzętu.

Inwentaryzacja za pomocą terminali

Polega na skanowaniu kodów kreskowych umieszczonych na produktach i automatycznym rejestrowaniu stanu zapasów. Zalety: szybkość, dokładność, oszczędność czasu. Wady: konieczność zakupu i utrzymania skanerów, wydatki na oprogramowanie.

Inwentaryzacja automatyczna

To rodzaj inwentaryzacji, której proces jest w pełni zautomatyzowany dzięki urządzeniom wchodzącym w skład automatyki magazynowej oraz oprogramowaniu klasy WMS. Dzięki nim inwentaryzacja jest maksymalnie wydajna, sprawna i dokładna.

Metody inwentaryzacji z podziałem na rodzaj zapisu

Inwentaryzacja spisowa

Polega na fizycznym spisaniu wszystkich towarów i ich zweryfikowaniu z księgami rachunkowymi. Jest to najbardziej tradycyjna metoda inwentaryzacji.

Inwentaryzacja obserwacyjna

Polega na obserwowaniu przepływu towarów i rejestrowaniu ich stanu w systemie informatycznym. Jest to nowocześniejsza metoda inwentaryzacji, która jest coraz częściej stosowana.

Inwentaryzacja hybrydowa

Jak sama nazwa wskazuje - ten rodzaj inwentaryzacji łączy elementy inwentaryzacji spisowej i obserwacyjnej.

Inwentaryzacja - jak przeprowadzić ją sprawnie?

Na koniec warto przypomnieć, że inwentaryzacja w każdym przedsiębiorstwie może być przeprowadzana w nieco inny sposób i często wynika to ze specyfiki działalności konkretnego przedsiębiorstwa, jego modelu biznesowego czy nawet ze specyfiki branży danej firmy. W Logifact-Systems rozumiemy doskonale to i dlatego oferujemy rozwiązania dopasowane do indywidualnych potrzeb każdego klienta. Nasz system WMS zapewnia pełną kontrolę nad procesem inwentaryzacji, od planowania i organizacji po analizę jej wyników.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Logifact-Systems może pomóc Ci zoptymalizować proces inwentaryzacji? Odwiedź naszą stronę i skontaktuj się z nami!