Po kontroli GOK w Białośliwiu. "To była niekompetencja i chaos organizacyjny!"

Na dzisiejszej sesji Rady Gminy Białośliwie wójt Dawid Tatera przedstawił informację o wynikach kompleksowej kontroli funkcjonowania w ostatnich latach Gminnego Ośrodka Kultury w Białośliwiu. 

- Już na wstępie należy jasno stwierdzić, że stanowiska kierownicze zarówno w Urzędzie Gminy, jak i w Gminnym Ośrodku Kultury, zajmowały osoby niekompetentne - ocenił wójt Dawid Tatera. - Obecnie prowadzone są intensywne działania naprawcze, zmierzające do przywrócenia prawidłowego funkcjonowania jednostek organizacyjnych gminy. Trudno w tej chwili jednoznacznie określić, kiedy sytuacja ulegnie całkowitemu uporządkowaniu. Jedno jest pewne - pracy nie zabraknie przez najbliższe cztery lata, a nie ma gwarancji, że wszystkie nieprawidłowości uda się w tym czasie wyeliminować. 

Jak wynika z kontroli, GOK w Białośliwiu był ostatni raz aktualizowany w rejestrze instytucji kultury w 2016 roku (obecnie rejestr został zaktualizowany). Stwierdzono duże braki w rejestrze zarządzeń w latach 2015, 2018, 2020 (tu było brak jakichkolwiek zarządzeń), 2022 i 2023. 

- Brak dokumentów uniemożliwia ustalenie treści wydanych zarządzeń oraz ich znaczenia dla funkcjonowania instytucji. Nie można wykluczyć, że dotyczyły one istotnych spraw kadrowych, organizacyjnych bądź merytorycznych. Część zachowanych zarządzeń zawiera jedynie załączniki, co czyni je niekompletnymi. W jednostce panował chaos organizacyjny i dokumentacyjny. Zgodnie z zapisami regulaminu organizacyjnego, dyrektor GOK odpowiedzialny jest za całokształt działalności jednostki, w tym również za nadzór nad dokumentacją. W mojej ocenie brakowało jakiejkolwiek reakcji lub nadzoru ze strony organu prowadzącego.

Niezaktualizowany był także statut GOK, m.in. w kwestiach regulaminu organizacyjnego, regulaminu wynagradzani, regulaminu premiowania, regulaminu pracy, regulaminu udzielania zamówień publicznych do wartości 130.000 złotych.

- W ocenie organu wykonawczego, regulamin udzielania zamówień publicznych wymaga pilnej zmiany. Tak wysokie progi otwierają drogę do dowolności w działaniach zakupowych. Szczególnie niepokojące jest zwolnienie z obowiązku dokumentowania szacowania wartości zamówień do kwoty 10.000 złotych. Tego rodzaju zapisy tworzą warunki do nieprzejrzystego gospodarowania środkami publicznymi - zaznaczył wójt Tatera.

- W Biuletynie Informacji Publicznej Gminnego Ośrodka Kultury w Białośliwiu brakuje większości wymaganych elementów, a w wielu przypadkach zamieszczone są wyłącznie same tytuły bez treści dokumentów. Ostatnia aktualizacja strony BIP miała miejsce 13 grudnia 2023 roku. Dla porządku przypomnieć należy, że BIP jest obowiązkową stroną informacyjną, którą instytucje kultury mają obowiązek prowadzić. Pozostałe kanały komunikacji, takie jak media społecznościowe, mają charakter fakultatywny. GOK prowadził profil w serwisie Facebook. Po rezygnacji poprzedniej dyrektor, dostęp do profilu został przejęty w sposób nieformalny i dotychczas nie przekazano danych dostępowych. Sytuacja ta przypomina przypadek profilu Gminy Białośliwie, który został zawłaszczony przez byłego wójta. Pomimo że profil ten został usankcjonowany zarządzeniem wójta jako oficjalny kanał informacyjny, do dziś utrzymywana jest fikcja o jego prywatnym charakterze. Ponadto wydatkowano znaczne środki na materiały promocyjne zawierające odwołania do nieaktualnych adresów internetowych. Obecnie materiały te nadają się wyłącznie do utylizacji - poinformował radnych wójt Tatera.

W trakcie kontroli stwierdzono również braki w rejestrze umów cywilnoprawnych oraz brak systematycznego ewidencjonowania zawieranych umów. Ustalono, iż komputer pozostawiony przez poprzednią dyrektor GOK został uprzednio wyczyszczony z danych i nie zawierał żadnych roboczych plików związanych z prowadzoną działalnością instytucji. Do korespondencji wykorzystywana była prywatna skrzynka e-mail utworzona w domenie gmail. Z uwagi na brak dostępu do przedmiotowego konta, odzyskanie korespondencji urzędowej okazało się niemożliwe.

Kontrola wykazała wiele nieprawidłowości w sprawach finansowych. 

- Swoistym podsumowaniem nieprawidłowości organizacyjnych i proceduralnych stwierdzonych w Gminnym Ośrodku Kultury może być przypadek pisma przyznającego nagrodę z okazji Dnia Bibliotekarza w wysokości 1.300 zł brutto, z przeznaczeniem na wypłatę na konto osobiste pracownika. Jak ustalono, nagroda ta nie została wypłacona, a przedmiotowe pismo nie wpłynęło do referatu finansowo-budżetowego Urzędu Gminy Białośliwie. Dokument ten nie znajduje się też w aktach osobowych pracownika.

- Ujawniono powtarzający się proceder polegający na sztucznym „przerzucaniu” zobowiązań finansowych - w szczególności faktur - z lat wcześniejszych na kolejne lata budżetowe. Działanie to polegało na sporządzaniu dokumentów wyrażających zgodę na wydłużenie terminu płatności, co miało na celu zamaskowanie braku zabezpieczenia środków finansowych w ostatnim kwartale danego roku budżetowego i przesuwanie zobowiązań płatniczych na styczeń roku następnego. Odnotowano również przypadki przekazywania do Urzędu Gminy oraz referatu finansowo-budżetowego faktur z opóźnieniem wynoszącym nawet rok od daty ich wystawienia. W zakresie opłat autorskich ujawniono nieopłacone należności wobec Związku Autorów i Kompozytorów Scenicznych (ZAiKS) na łączną kwotę 11.000 złotych. Zaległości te skutkowały wszczęciem egzekucji komorniczej.

- Kontrola wskazała też na istotną anomalię w zakresie zużycia materiałów biurowych (m.in. papieru), w szczególności wydruków z urządzeń wielofunkcyjnych. Między lutym 2023 roku a lutym 2024 roku odnotowano wzrost liczby wydruków o sto procent. Jak pamiętamy, był to czas przed wyborami samorządowymi. 

- W najbliższym czasie zostanie uzupełniony wniosek do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych dotyczący naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez byłą dyrektor GOK poprzez zaciąganie zobowiązań finansowych niemających pokrycia w planie finansowym jednostki. W kwestii postępowania sądowego dotyczącego odwołanych „Dni Białośliwia” w roku 2024 oraz podpisanych zobowiązań na występy dwóch zespołów, sprawa nadal toczy się przed sądem. Na chwilę obecną nie jestem w stanie określić, kiedy i jakie zapadnie rozstrzygnięcie. W toku postępowania wskazano osobę winną, co otwiera możliwość dochodzenia roszczeń na drodze cywilnej.  Powyższe sprawy wraz z innymi aspektami finansowymi działalności Gminnego Ośrodka Kultury i Urzędu Gminy Białośliwie, zostaną szczegółowo przedstawione podczas nadchodzącej sesji absolutoryjnej. Wówczas podane zostaną konkretne kwoty oraz wskazane zostaną wydatki, na które - z mojego punktu widzenia - nigdy nie powinna zostać wyrażona zgoda - podkreślił Dawid Tatera.

Wójt przekazał radnym, że 15 maja br. podpisano porozumienie pomiędzy Gminnym Ośrodkiem Kultury a Urzędem Gminy, określające zakres obowiązków związanych z powierzeniem Urzędowi prowadzenia rachunkowości GOK za pośrednictwem referatu finansowo-budżetowego, sposób i zasady realizacji tych obowiązków, a także wzajemne relacje stron, w tym zasady obiegu i ewidencjonowania dokumentów.

- Instrukcja obiegu dokumentów finansowych została opisana w 16 krokach, szczegółowo wskazując, jaki obieg będzie miał każdy dokument finansowy. Obowiązkowo przed podpisaniem zobowiązania przekraczającego kwotę 1.000 złotych, skarbnik dokona kontrasygnaty w zakresie dostępności środków, formalnej poprawności oraz zgodności z przepisami prawa - zapowiedział Dawid Tatera.