Twoja kasa fiskalna też potrzebuje serwisu - sprawdź, kiedy i jak to zrobić

Regularna kontrola stanu technicznego kasy rejestrującej to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który korzysta z niej w swojej działalności. Przegląd serwisowy nie tylko zapewnia ciągłość pracy urządzenia, ale również pozwala uniknąć konsekwencji wynikających z niezgodności z przepisami. Warto wiedzieć, jakie czynności obejmuje taki przegląd i kiedy należy go przeprowadzić.

Jak często należy zlecać przegląd kasy fiskalnej?

Każda kasa rejestrująca musi być poddawana okresowej kontroli technicznej, której zakres i częstotliwość określa Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 816). Dokument ten wskazuje, że taki przegląd powinien być wykonany nie rzadziej niż raz na 24 miesiące. Przekroczenie tego terminu może skutkować sankcjami.

W sytuacjach takich jak zmiana właściciela urządzenia czy zawarcie umowy najmu lub dzierżawy, konieczne jest dodatkowe sprawdzenie stanu technicznego przed rozpoczęciem nowego okresu użytkowania. Takie działanie pozwala uniknąć problemów w pierwszych dniach pracy na nowym sprzęcie.

Zakres czynności realizowanych przez serwisanta

Każdy autoryzowany przegląd kasy obejmuje zestaw szczegółowych działań. Ich celem jest potwierdzenie, że urządzenie spełnia wymogi techniczne i funkcjonuje prawidłowo w środowisku sprzedażowym.

Pierwszym krokiem jest ocena zabezpieczeń. Liczba oraz stan plomb muszą być zgodne z dokumentacją producenta. Jeśli którakolwiek z nich jest naruszona, należy to odnotować. Zabezpieczenia chronią przed ingerencją w pamięć urządzenia.

W dalszej kolejności analizowana jest jakość wydruku. Kasa fiskalna powinna generować czytelne dokumenty – zarówno paragony, jak i raporty dobowe. Rozmazane znaki lub przerwy w tekście mogą świadczyć o zużyciu podzespołów.

Istotna jest również weryfikacja działania głównych funkcji - wystawianie dokumentów, praca wyświetlacza, poprawność reakcji na komendy. Sprawny ekran klienta gwarantuje, że osoba dokonująca zakupu widzi wszystkie wartości, jakie są wprowadzane do systemu.

Ważnym punktem kontroli jest ocena stanu baterii. To ona odpowiada za działanie kasy, gdy nie ma dostępu do prądu, a więc także za zachowanie ciągłości sprzedaży mobilnej. W przypadku awarii akumulatora i braku zapasowej, naładowanej baterii, nie można prowadzić sprzedaży fiskalnej.

Przeglądy kas fiskalnych obejmują także weryfikację działania oprogramowania. Sprawdzany jest zarówno program do odczytu pamięci, jak i system zarządzający całym urządzeniem. Niezgodność wersji z aktualnymi wymogami może skutkować błędami w ewidencji.

Czynność końcowa to korekta zegara wewnętrznego. Nieprawidłowa godzina zapisuje się w każdym wystawionym dokumencie. Nawet kilkuminutowe przesunięcie może być podstawą do zakwestionowania poprawności danych przez organ kontrolny.

Formalności po zakończeniu przeglądu

Serwisant musi wprowadzić informacje o wykonaniu przeglądu do książki kasy. W przypadku modeli online fakt dokonania przeglądu zapisuje się automatycznie w systemie urządzenia i jest przekazywany do Centralnego Repozytorium Kas. Do dokumentacji dołącza się również raport z przeglądu w formie papierowej.

Jeśli nie wykryto żadnych nieprawidłowości, kasa może nadal pracować bez ograniczeń. W razie stwierdzenia problemów - np. naruszenia plomby lub uszkodzenia obudowy - właściciel otrzymuje zalecenie wykonania naprawy.

Zaniedbanie tych obowiązków może skutkować koniecznością ponownej fiskalizacji lub nawet wykreśleniem urządzenia z rejestru.

Dodatkowe działania poprawiające stan techniczny urządzenia

Poza standardowym zakresem czynności, profesjonalny serwis często wykonuje dodatkowe prace mające na celu przedłużenie żywotności sprzętu. Jedną z takich czynności jest czyszczenie wnętrza obudowy. Zanieczyszczenia mogą wpływać na pracę elementów mechanicznych oraz powodować przegrzewanie się podzespołów. Regularna konserwacja zapobiega też gromadzeniu się kurzu w szczelinach wentylacyjnych.

Kolejnym działaniem jest ocena płyty głównej i połączeń wewnętrznych. Mikrouszkodzenia mogą objawiać się błędami w transmisji danych lub losowymi restartami. Wczesne wykrycie takich usterek pozwala uniknąć kosztownej awarii w najmniej oczekiwanym momencie.

Gdzie można wykonać przegląd kasy fiskalnej?

Przeglądy kas fiskalnych może wykonywać tylko serwis, który posiada autoryzację do obsługi konkretnego typu kasy. Oznacza to, że serwisanci muszą mieć odpowiednie uprawnienia nadane przez producenta urządzenia. Wiele firm zajmujących się sprzedażą kas rejestrujących prowadzi także ich autoryzowany serwis, co ułatwia przedsiębiorcom organizację zarówno zakupu, jak i późniejszej obsługi technicznej.

Jaka jest kara za brak przeglądu kasy fiskalnej w terminie?

Ważnym aspektem związanym z obowiązkiem serwisowania kasy jest ryzyko nałożenia kary finansowej za przekroczenie terminu przeglądu. Jeśli urządzenie nie zostanie sprawdzone w wymaganym czasie, urząd skarbowy może nałożyć na właściciela firmy grzywnę w wysokości 300 zł. Taka decyzja jest wydawana administracyjnie i nie wymaga wcześniejszego wezwania. Po jej otrzymaniu przedsiębiorca ma 14 dni na wpłatę należności na rachunek urzędu skarbowego.