Jak wdrażać skrócony czas pracy MRPiPS odpowiada na pytania dotyczące pilotażu

Za miesiąc rusza nabór do pilotażu skróconego czasu pracy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, które mogą pomóc w przygotowaniu wniosku o dofinansowanie.

Ogłoszony przez MRPiPS program pilotażowy dotyczący wdrożenia skróconego czasu pracy przeznaczony jest m.in. dla jednostek samorządu terytorialnego oraz ich jednostek organizacyjnych. O udział w pilotażu mogą też wnioskować inne instytucje publiczne oraz podmioty prywatne.

Jak wskazał resort, wsparcie przewidziane w ramach pilotażu wynosi maksymalnie 1 mln zł dla każdego uczestnika projektu, ale nie więcej niż 20 tys. zł na jednego pracownika. Środki te będzie można wydać zarówno na ekspertyzy związane z wdrożeniem nowych rozwiązań jak i na dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem. 

Zgodnie z zaproponowanym przez resort harmonogramem, wnioski o udział w programie będzie można składać od 14 sierpnia do 15 września br. Pilotaż będzie trwał od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r. Natomiast podmioty biorące w nim udział będą miały czas do 15 maja 2027 r. na podsumowanie projektu i złożenie sprawozdania końcowego oraz ankiet kwartalnych pracodawcy i pracowników.

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Kto może złożyć wniosek o udział w programie pilotażowym i jakie są podstawowe warunki uczestnictwa?  
Wniosek mogą złożyć pracodawcy - zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne, takie jak jednostki samorządu terytorialnego, wojewódzkie i powiatowe urzędy pracy.  
Kluczowe warunki uczestnictwa to: 
• Prowadzenie działalności przez co najmniej 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku. 
• Zatrudnianie co najmniej 75 proc. pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. 
• Objęcie projektem minimum 50 proc. pracowników. 
• Utrzymanie zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90 proc. określonego we wniosku stanu początkowego. 
• Utrzymanie wynagrodzeń pracowników biorących udział w projekcie pilotażowym na poziomie nie niższym niż obowiązujący w dniu rozpoczęcia realizacji projektu pilotażowego (przez cały okres jego trwania). 
• Brak pogorszenia warunków pracy i płacy pracowników objętych projektem. 

Kiedy można składać wnioski o udział w pilotażu?  
Nabór wniosków w formie elektronicznej rozpocznie się 14 sierpnia 2025 r. i potrwa do 15 września 2025 r. Lista projektów rekomendowanych do realizacji zostanie opublikowana nie później niż 15 października 2025 r. 
 
Jak należy złożyć wniosek i jakie dokumenty są wymagane na etapie aplikacyjnym?  
Wniosek należy złożyć elektronicznie poprzez udostępniony przez MRPiPS generator wniosków.  
Wymagane dokumenty to: 
• Wniosek o przyznanie środków rezerwy Funduszu Pracy na finansowanie projektu pilotażowego. 
• Projekt pilotażowy zawierający opis, cel, uzasadnienie, założenia, w tym planowane rezultaty, wskaźniki oraz sposoby ich pomiaru. 
• Wymagane oświadczenia, w tym m.in. o systematycznym i terminowym wypełnianiu ankiet, niezaleganiu z wypłatami dla pracowników, braku zaległości podatkowych i w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, niezaleganiu z opłacaniem innych danin publicznych, braku nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych oraz deklaracja współpracy z urzędem pracy (przekazywanie do właściwego terytorialnie powiatowego urzędu pracy informacji o wyniku pilotażu - więcej w dalszej części).  
Należy pamiętać, że złożenie dokumentów nie jest równoznaczne z przyznaniem środków. 

Jaki jest okres realizacji projektu pilotażowego i jakie są jego etapy?  
Realizacja projektu pilotażowego rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy i podzielona jest na trzy etapy: 
• I etap: Przygotowanie do wprowadzenia skróconego czasu pracy – trwa od podpisania umowy i kończy się 31 grudnia 2025 r. 
• II etap: Testowanie wprowadzenia skróconego czasu pracy w środowisku pracy – zaczyna się 1 stycznia 2026 r. i trwa do 31 grudnia 2026 r. 
• III etap: Podsumowanie realizacji projektu pilotażowego – kończy się najpóźniej 15 maja 2027 r. (do tego czasu realizator projektu jest zobowiązany przekazać Ministrowi sprawozdanie końcowe oraz ankiety kwartalne pracodawcy i pracowników). 

Jaka jest maksymalna kwota finansowania, jaką może otrzymać pracodawca na cały projekt oraz jednego pracownika? Jakie koszty kwalifikują się do dofinansowania?  
Maksymalna wartość wsparcia na jeden projekt pilotażowy to 1 milion złotych. Co ważne, koszt projektu w przeliczeniu na jednego pracownika objętego pilotażem nie może przekroczyć 20 tysięcy złotych. 
W ramach projektu pilotażowego finansowane mogą być: 
• Koszty obsługi np. działania informacyjno-promocyjne, koszty związane z obsługą projektu, w tym: koordynowaniem, rekrutacją uczestników, monitorowaniem, oceną, rozliczaniem. Ważne! Koszty obsługi nie mogą przekroczyć 10 proc. wartości złożonego projektu. 
• Koszty merytoryczne np. badania, analizy czy ekspertyzy dotyczące sposobu wdrożenia skróconego czasu pracy i oczekiwań pracowników oraz realizatora w tym zakresie, szkolenia dla pracowników związane z testowanym rozwiązaniem, finansowanie optymalizacji i automatyzacji procesów kluczowych dla możliwości skracania czasu pracy czy dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem.  

Co dokładnie oznacza wymóg „współpracy z urzędami pracy” dla podmiotów aplikujących?  
Przez deklarowaną współpracę z urzędami pracy rozumie się przekazywanie do właściwego terytorialnie powiatowego urzędu pracy informacji o wyniku pilotażu. Natomiast przez dotychczasową współpracę z urzędem pracy rozumie się np. zgłaszanie ofert pracy do bazy ofert pracy (ePraca), realizacja usług, instrumentów rynku pracy, form pomocy realizowanych przez urząd pracy, współpraca w zakresie Krajowego Funduszu Szkoleniowego lub w zakresie realizacji projektów EFS/EFS+. 

Co to oznacza, że pracownicy muszą stanowić co najmniej 75 proc. kadry? 
Oznacza to, że co najmniej 75 proc. kadry podmiotu musi być zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.  

W jaki sposób należy rozumieć wymóg utrzymania zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90 proc. stanu początkowego?  Co w przypadku, jeśli jakiś pracownik w międzyczasie sam się zwolni?  
W pilotażu wymagane jest utrzymanie zatrudnienia osób objętych pilotażem na poziomie nie niższym niż 90 proc. określonego we wniosku stanu początkowego. Oznacza to, że w sytuacji, kiedy w trakcie realizacji pilotażu część pracowników objętych pilotażem odejdzie z pracy (np. przejdzie na emeryturę, zwolni się, przebywa na dłuższym zwolnieniu lekarskim), pracodawca może uzupełnić te miejsca i objąć pilotażem innych pracowników lub pozostać przy zmniejszonej liczbie pracowników testujących skrócony czas pracy, ale liczba tych pracowników nie może być mniejsza niż 90 proc. wszystkich objętych pilotażem. 

Czy są dostępne wzory dokumentów aplikacyjnych, takich jak Wniosek o przyznanie środków czy Projekt pilotażowy, a także lista wymaganych oświadczeń?  
Dokumenty, czyli wzór wniosku oraz wzór projektu pilotażowego w wersji elektronicznej, dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wraz z informacją o ogłoszeniu naboru pn. „Skrócony Czas Pracy – To Się Dzieje!” (http://www.gov.pl/rodzina/minister-rodziny-pracy-i-polityki-spolecznej-oglasza-nabor-na-projekty-pilotazowe-pod-nazwa-skrocony-czas-pracy--to-sie-dzieje) 

Jakie modele skróconego czasu pracy można testować w ramach pilotażu? 
Pilotaż przewiduje testowanie różnych modeli skróconego czasu pracy. Może to być zmniejszenie liczby dni pracy w tygodniu, zmniejszenie liczby godzin pracy w poszczególne dni, zmniejszenie liczby godzin pracy poprzez dodatkowe dni wolne w miesiącu lub udzielanie dodatkowych dni wolnych w formie urlopu wypoczynkowego. Dopuszczalne są również inne modele dopasowane do specyfiki danego pracodawcy.  

Jakie są oczekiwania dotyczące sprawozdawczości w trakcie i po zakończeniu pilotażu, w tym co do ankiet wypełnianych przez pracodawców i pracowników?
 Obowiązki sprawozdawcze realizatora obejmują: 
• Wypełnianie ankiet przez pracodawcę i pracowników przed rozpoczęciem pilotażu, a następnie co kwartał w trakcie jego trwania. 
• Złożenie częściowego sprawozdania z wykorzystania środków Funduszu Pracy w danym roku budżetowym. 
• Po zakończeniu realizacji projektu, złożenie sprawozdania końcowego zawierającego informacje o zrealizowanych działaniach, wypracowanych rozwiązaniach, informację finansową z wykazem faktur oraz ewaluację projektu. 
Minister może również wezwać do udzielenia dodatkowych informacji, wyjaśnień lub dowodów do sprawozdania. 
 
W jaki sposób przypisuje się projekty pilotażowe do odpowiednich koszyków, o których mowa w regulaminie naboru? 
Zaproponowany w regulaminie naboru sposób oceny wniosków oparty na koszykach ma na celu wybranie do dofinansowania projektów pilotażowych realizowanych przez pracodawców z różnych branż. Zależy nam, by warianty skrócenia czasu pracy zostały przetestowane w kilku sektorach i strukturach organizacyjnych. 
Projekty pilotażowe, które spełnią kryteria formalne określone w regulaminie naboru, zostaną przyporządkowane do jednego z 12 koszyków, wyodrębnionych według kryterium grup sekcji PKD (3 grupy) oraz wielkości zatrudnienia w podmiotach (4 grupy podmiotów), zgodnie z tabelą, przedstawiającą pulę miejsc w każdym z koszyków.  
Do dofinansowania zostaną rekomendowane projekty, które uzyskają najwyższą punktację w każdym z 12 koszyków, zgodnie z przedstawioną w tabeli pulą miejsc. W przypadku, gdy pula miejsc w danym koszyku nie zostanie wyczerpana, do dofinansowania rekomendowane zostaną projekty pilotażowe, które uzyskały największą liczbę punktów spośród wszystkich pozostałych projektów. 

Jakie są szczegółowe kryteria merytoryczne oceny wniosków, w tym dotyczące spójności projektu oraz planu wdrożenia skróconego czasu pracy?  
Wnioski są oceniane przez Komisję do spraw oceny projektów pilotażowych za pomocą Karty oceny. Kryteria merytoryczne obejmują: 
• Odsetek pracowników podmiotu uczestniczących w pilotażu. 
• Spójność i racjonalność projektu pilotażowego. 
• Plan wdrożenia SCP, obejmujący zmiany organizacyjne i technologiczne usprawniające procesy stosowane w organizacji. 
• Wykorzystanie własnego wskaźnika/wskaźników monitorujących wydajność pracy w organizacji. 

Czy w trakcie trwania pilotażu, pracodawca będzie mógł zmodyfikować projekt? 
Realizator projektu pilotażowego ma obowiązek niezwłocznego poinformowania Ministra o wszelkich istotnych okolicznościach, które mogą mieć wpływ na realizację projektu pilotażowego. Dotyczy to także propozycji przeciwdziałania potencjalnym zagrożeniom w jego realizacji. Co oznacza termin „niezwłocznie”? Nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty powzięcia informacji o zaistnieniu wspomnianych okoliczności.  
W sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności mających wpływ na dalszą realizację pilotażu zgodnie ze złożonym w naborze wnioskiem oraz projektem pilotażowym istnieje możliwość podpisania aneksu umowy. 

Czy w ramach projektu pilotażowego pracodawca będzie mógł finansować szkolenia dla pracowników? 
Realizator projektu pilotażowego może w ramach środków otrzymanych na realizację pilotażu sfinansować koszty szkoleń dla pracowników.  
Jednocześnie w sytuacji, kiedy szkolenia organizuje i realizuje sam pracodawca w ramach własnych zasobów (np. szkolenie prowadzi menadżer czy kierownik dla swoich przełożonych), takie szkolenia nie będą mogły być finansowane w ramach projektu pilotażowego. 

Czy każdy pracownik może zostać objęty projektem pilotażowym? 
Pracodawca jako realizator podejmuje decyzję, których pracowników obejmie projektem pilotażowym. Jednym z warunków realizacji projektu pilotażowego jest objęcie nim co najmniej 50 proc. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach. Jednocześnie spośród wszystkich osób zatrudnionych przez pracodawcę co najmniej 75 proc. muszą stanowić osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.  

Czy pomoc udzielana pracodawcom w ramach projektu pilotażowego będzie pomocą de minimis? 
Wsparcie finansowe w ramach projektu pilotażowego udzielane jest w formie pomocy de minimis, pod warunkiem, że nie przekroczy dopuszczalnego pułapu pomocy de minimis, przez jednego przedsiębiorcę określonego w rozporządzeniu Komisji Europejskiej regulującym zasady udzielania pomocy de minimis obowiązującego na dzień udzielenia tej pomocy.

mr/