PIP o podróży służbowej: polecenie wyjazdu nie musi być wydawane na piśmie

Polecenie podroży służbowej nie musi być wydawane na piśmie, wystarczy, że zostanie przekazane ustnie – wynika z wyjaśnień eksperta Państwowej Inspekcji Pracy Krzysztofa Iwaniuka. Według PIP istotne jest, by zadanie służbowe maiło ściśle określony charakter.

Państwowa Inspekcja Pracy przedstawiła wyjaśnienia dotyczące przepisów regulujących zasady odbywania podróży służbowej oraz wynikające z niej obowiązki i uprawnienia obu stron stosunku pracy. Jak wskazał ekspert PIP, Krzysztof Iwaniuk, Kodeks pracy nie zawiera bezpośredniej definicji podróży służbowej, jednak możliwe jest ustalenie tego pojęcia na podstawie przepisów w nim zawartych.

„Podróżą służbową będziemy nazywać więc podróż poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania zadania służbowego. Wszystkie te cechy muszą być spełnione łącznie” – wskazał Iwaniuk.

Wyjaśnił, że polecenie wyjazdu służbowego powinno określać konkretne zadanie do wykonania w czasie podróży, a także wskazywać termin i miejsce jego realizacji oraz środek transportu.

„Zadanie służbowe powinno być ściśle określone i nie mieć charakteru ogólnego. Wyjazd w delegację to jednorazowa sytuacja, która różni się od codziennej pracy. Takie polecenie nie musi być wydawane na piśmie, wystarczy, że zostanie przekazane ustnie” – podkreślił ekspert.

Zasady rozliczania podroży służbowej w przypadku sfery budżetowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z tym dokumentem pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują: diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków „określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb”.

„Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży” – wskazano w rozporządzeniu.

Jak wyjaśniła PIP, w przypadku pracodawców prywatnych, zasady wypłaty należności za podróż służbową powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym ani nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania. 

„Jeśli pracodawca nie ustalił takich zasad w żadnym z tych dokumentów, należy odpowiednio stosować przepisy zawarte w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych, obowiązujących w jednostkach sfery budżetowej” – wyjaśnił Krzysztof Iwaniuk.

Niezależnie od sposobu określenia zasad rozliczania kosztów wynikających z podroży służbowej, postanowienia wewnątrzzakładowe nie mogą przewidywać diety w kwocie niższej niż minimalna dieta krajowa określona w rozporządzeniu ministra pracy. 

mr/